Otsi kodulehelt
Sulge otsing

Vabatahtlike kaasamine pole raketiteadus

vabatahtlik_soberVabatahtlike kaasamine on meie vabaühendustes juba väga tavapärane nähtus. Tihtipeale tekib siiski küsimus, kuidas seda teha parimal võimalikul viisil.

Vabatahtliku valdkonna strateegilise partnerina on Liikumine Kodukant tulnud ühendustele appi: alates eelmisest aastast pakub Kodukant vabatahtliku sõbra märgi programmi raames võimalust analüüsida oma tegevuste kvaliteeti vabatahtlike kaasamisel, eksperdi kõrvalpilku ning näpunäiteid. Kuigi eduka hindamise kulminatsioonina jagatav vabatahtliku sõbra märk näitab kahtlematult ühenduse vabatahtlike kaasamise läbimõeldust ja kõrget kvaliteeti, on märgise juures kõige olulisem siiski protsess ise.

Meie vabaühendused on väga erinevad ning vabatahtlikke kaasatakse väga erinevas mahus väga erinevate tööülesannete täitmiseks. Kuidas mõõta ja hinnata nii erilaadilisi organisatsioone ühesuguste kriteeriumide järgi?  Suuri ja väikseid ühendusi? Kohalikke külaseltse ja üle-eestilisi katusorganisatsioone? Ühendusi, kus kõik on dokumenteeritud ja ühendusi, kus kõik toimub omavahelistel kokkulepetel?

Üks-ühele võrdlemine on tõepoolest võimatu, kuid organisatsioonide vabatahtlikku tegevust analüüsides on selgelt näha, kuidas mõned neist on mõelnud pea kõigi aspektide peale ja teistes toimub kaasamine juhusliku(ma)lt ning kaootilise(ma)lt.  Seega on võimalik hinnata, kas vabatahtlike kaasamise protsess on läbi mõeldud ja terviklik või mitte. Justnimelt teadvustatud süsteemi, otsuste ja valikute selgust ja põhjendatust ning organisatsiooni sisemisi jõupingutusi vabatahtlike kaasamise korraldamisel selles protsessis hinnataksegi.

Suurimad komistuskivid ja väljakutsed

Võib puhtast südamest kinnitada, et põhitegevuses on senised hindamise läbinud organisatsioonid eranditult väga tublid. Paaril juhul torkas küll silma, et tegeletakse väga paljude erinevate asjadega ning fookus kipub hajuma.

Allpool on välja toodud tavapärasemad kitsaskohad, mille peale võiks mõelda mitte ainult märgise taotlejad vaid kõik vabatahtlikke kaasavad organisatsioonid.

  • Üllatuslikult on ostunud kõige keerulisemaks info avaldamine Vabatahtlike Väravas, mis on märgist omavale organisatsioonile kohustulik! Ka ühingute endi kodulehtedel on info vabatahtliku tegevuse võimaluste kohta sageli puudulik või suisa olematu. Milles siis asi? Hindajatele tundub, et info avalikustamine ja tööprotsesside läbimõtlemine(matus) on omavahel tihedalt seotud. Kuulutuse lisamine kodulehele ja sotsiaalmeediasse ning info laiem jagamine on imelihtne, kui protsess on hästi läbi mõeldud ning ühendus teab, kuipalju vabatahtlikke on vaja, millised on nende tööülesanded ning millised peavad olema nende oskused. Keeruliseks läheb asi siis, kui vajadused on läbi mõtlemata.
  • Kui planeerimine on olnud poolik või ebapiisav kipuvad asjad pikapeale lonkama. Kuidas sa värbad vabatahtlikku, kui sa ei tea, keda ja milleks sul vaja? Kuidas tahab keegi tulla teie juurde vabatahtlikuks, kui ta ei leia infot, kuhu ja kelle poole pöörduda? Kuidas hinnata vabatahtliku tegevuse tulemuslikkust, kui eesmärke pole selgelt seatud? Abiks on plaani tegemine ning selle järgi tegutsemine.
  • Ühenduste juhid ja eestvedajad on tihtipeale kahetsusväärselt ülekoormatud. Sageli on eestvedajad ja vabatahtlike kaasajad ka ise vabatahtlikud, palgalisi töötajaid leidub vähestes organisatsioonides. Küllap oleme kõik kogenud, et uue väljakutse kallale asudes oleme enamasti indu täis ja võime mõnda aega liigutada mägesid. Kui aga enda peale liialt suure koorma tassida võtame, väsime varem või hiljem ära. Päriselt ka. Ja kui juhil särasilmsust, indu või aega napib, ei ole ta võimeline ka vabatahtlike kaasama ja motiveerima. Ärge unustage, et ilma puhkuseta ei jaksa meist keegi!
  • Ükski juht, ka kõige tuusam, ei saa olla igal alal kõige parem ekspert. Ei ole häbiväärt otsida enda kõrvale abilisi. Kaardistage oma tööülesanded, koostage ametijuhendid. Otsige enda kõrvale inimesi, kes täiustavad teie teadmisi ja inimesi, kellele negatiivsed tunded välja rääkida. Niiviisi jõutate pikemate sammudega edasi liikuda.
  • Delegeerige! Teie tööde nimekirjas on kindlasti ülesanded, mida saaks südamerahuga delegeerida teistele (vabatahtlikele). Lahendades üksi kõiki detaile, killustute liialt. Samas võib selliste lisaülessannete täitmine olla vabatahtlikule suureks motivaatoriks ning aitab ühtlasi kasvatada järeltulevaid eestvedajaid.
  • Olge enda vastu aus. Kui jaks ja sära on otsa saanud astuge kõrvale ja andke ka teisele võimalus.
  • Mõistuspärane dokumentatsioon. Ühenduse paberimajanduse maht ja laad sõltub organisatsiooni eripärast, kuid (ka Vabatahtlike Väravas olevad) näidislepingud, vabatahtliku tegevuse hea tava ja vabatahtliku pass on loodud kasutamiseks. Tegelkult oleks ju väga mugav, kui teie uus vabatahtlik on juba varasemalt vabatahtliku tegevuse hea tavaga tuttav!
  • See, et vabatahtlikud arenevad, on ilmselge. Arenguvõimalusi on aga vaja osata ka kirjeldada: seegi võib olla üks oluline motivaator. Samuti aitab vabatahtlikuga arengust rääkimine luua tema tegevusele tähendust ja mõtet. Vajadusel kutsuge appi mõni personalijuht ja kasutage vabatahtliku passi.
  • Vabatahtlikud vahetuvad tihti, eriti noorteorganisatsioonides. Kui tihedaks vahetujaks on juht või teiste koordinaator, siis on probleemiks teadmiste edasiandmine. Vabatahtliku mobiilsus on paratamatus, kuid kuidas olukorda leevendada? Eelpool mainitud dokumente kasutades ning olulisemaid asju kirjalikult fikseerides, on ka uued olulisega kursis. Samuti saab tulijatele määrata sisseelamise perioodiks mentorid. Kaaluda võiks eestvedajate vahetumist erineva intervalliga. Siis on eestvedajate seas alati keegi, kelle teadmised ulatuvad pikema ajaperioodi taha.
  • Eriti väiksemates piirkondades ja kogukondades mõelge, kuidas kaasata tegevustesse kohalikke ja eriti noori. Mõelge sellele, mis võiks noori köita, korraldage lahedaid üritusi, haarake nad enda tegevustesse kaasa.

Jõudu vabatahtliku tegevuse korraldamisel oma ühendustes!

Tuulike Mänd ja Anu Viltrop, vabatahtliku sõbra märgise hindajad

Tagasi nimekirja