Otsi kodulehelt
Sulge otsing

Vabatahtlike kaasamismudeli protsessikirjeldus

Käesolev protsessi kirjeldus aitab projekti „Vabatahtlike rakendamise koostöömudeli testimine hoolekandesüsteemis ja üle-eestiliselt rakendatava koostöömudeli väljatöötamine“ osapooltel mõista, milliseid on teenuse  olulisemad tööprotsessid. Samuti määratleb käesolev protsessijuhis, kus ja kuidas tuleb säilitada projektiga seotud dokumente ja andmeid ning millised on dokumentide ja andmete säilitamise tähtajad. Isikuandmete töötlemise põhimõtted ja eesmärgid on kirjeldatud Eesti Külaliikumine Kodukant vabatahtliku valdkonna andmekaitsetingimustes.

E-süsteem ehk andmebaas

  • Vabatahtlike ja abivajajate andmete kogumiseks ning klienditoimikute pidamiseks kasutatakse selleks loodud andmebaasi.
  • Andmebaasis olevate abivajajate isikuandmete vastutav töötleja on Sotsiaalministeerium ning MTÜ Eesti Külaliikumine Kodukant (edaspidi nimetatud ka Kodukant) on volitatud töötleja.
  • Andmebaasis olevate vabatahtlike isikuandmete vastutav töötleja on Kodukant.
  • Andmebaasi mootoriks on WordPress ning andmed asuvad Kodukandi serveris.
  • Pärast hankelepingu lõppu annab Kodukant lepingu täitmise käigus töödeldud abivajajate isikuandmed Sotsiaalministeeriumile üle. Kodukant säilitab pärast hankelepingu lõppemist vaid vabatahtlike lepingulisi isikuandmed vastavalt raamatupidamisseaduses sätestatud tähtajale seitse aastat pärast lepingute lõppemist.
  • Põhja ja Lõuna piirkonna (OSA 1 ja OSA 2) projektijuhid saavad vaadata ja vajadusel lisada abivajajate ja vabatahtlike andmed, vaadata ja täiendada klienditoimikuid ning vaadata ning alla laadida analüüsimoodulit mõlema piirkonna osas.
  • Piirkondlikud vabatahtlike koordinaatorid saavad lisada oma piirkonna vabatahtlikke ja abivajajaid ning siduda abivajaja sobiliku vabatahtlikuga, vaadata ja vajadusel  muuta klienditoimikuid, sh kuue kuu küsitlusi.
  • Vabatahtlik saab õiguse vaadata selle abivajaja andmeid, keda ta abistab ning sisestada infot kliendipäevikusse. Samuti saab vabatahtlik sisestada e-süsteemi sõidupäevikuid.
  • Teenusesse  kaasatud eksperdid saavad vaadata ja alla laadida abivajajate, vabatahtlike andmebaase ning klienditoimikute väljavõtteid (sh kuue kuu küsitlusi).
  • Koordinaatorile ja ekspertidele annab juurdepääsu e-süsteemi administraator või Põhja ja Lõuna piirkonna projektijuht. Iga koordinaator saab oma hallatava piirkonna osas määrata vabatahtliku õigust näha ja muuta selle abivajaja/nende abivajajate andmeid klienditoimikuid ning kuue kuu küsitlusi, keda vabatahtlik aitab.

Abivajajate kaardistamine

  • Abivajajate kaardistamist koordineerib piirkondlik vabatahtlike koordinaator koostöös kohaliku omavalitsuse, selle allasutuste ning võimalusel kohaliku  kogukonnaga (edaspidi sotsiaalpartnerid).
  • Sotsiaalpartnerid edastavad info abivajajate kohta piirkondlikule koordinaatorile (vt ankeet, mida küsida abivajajalt).
  • Andmete kogumiseks on abiks ankeet. Andmeid võib koguda esmalt üldiselt ja ning alles sobiva vabatahtliku järel isikustatult. Kui sotsiaalpartner kogub abivajaja andmeid isikustatult, palub ta abivajajal täita isikuandmete töötlemise nõusoleku vormi.
  • Piirkondlik koordinaator võib esmast infot abivajajate kohta koguda paberkujul või meili teel. Paberkujul kogutud andmed laadib koordinaator üles elektroonsesse projektikausta.
  • Piirkondlik koordinaator kogub abivajaja kohta isikustatud andmed ning sisestab need andmebaasi nende abivajajate kohta, kellele vabatahtliku leidmine on tõenäoline. Vajadusel küsib koordinaator abivajaja kohta täiendavaid andmeid. Samuti sisestab piirkondlik koordinaator andmebaasi abivajaja ootused vabatahtlikule: võimalikud ülesanded, abivajaduse maht. Abivajajate kaardistusandmed, mida projekti lõppedes ei kasutatud, hävitatakse.

Vabatahtlike värbamine ja koolitamine

  • Vabatahtlikke värvatakse kohaliku kogukonna ning meediakampaania käigus. Vabatahtlike kaasamist toetavad ühtselt koostatud värbamissõnumid.
  • Vabatahtliku kandidaat edastab vabatahtliku sooviavalduse (koos soovitaja andmetega ja küsimuste/vastustega) piirkondlikule koordinaatorile. Sooviavaldused võivad laekuda nii paberkujul, meili teel, Google Drive’s asuva vormi kui ka Vabatahtlike Värava kaudu.
  • Piirkondlik koordinaator viib vabatahtliku kandidaadiga läbi poolstruktureeritud küsitluse. Koordinaator võib teha vestluse jooksul märkmeid.
  • Piirkondlik koordinaator sisestab andmebaasi nende vabatahtlike andmed (sh isikukood, ootused, andmed töötamise kohta jms), kes osutuvad valituks. Vabatahtlike käest küsib koordinaator karistusregistri väljavõtet või võtab vabatahtliku loal Karistusregistrist väljavõtte ise. Aktiivsesse tegevusse asuvate vabatahtlike sooviavaldus ja karistusregistri väljavõte laaditakse andmebaasi.  Paberkujul laekunud avalduste originaalid hoiustab koordinaator projektikaustas.
  • Kui vabatahtlikuks soovija ei osutu valituks, hävitatakse tema sooviavaldus ja intervjuu käigus tehtud märkmed.
  • Sobilike kandidaatidega sõlmib piirkondlik koordinaator lepingu, mis laaditakse andmebaasi ja säilitatakse serveris. Kui lepingud allkirjastatakse käsitsi, laadib koordinaator lepingu andmebaasi ning säilitab originaali projektikaustas.  Originaallepingud peavad jõudma vastava piirkonna projektijuhini iga kuu 3ndaks kuupäevaks.
  • Iga alustav vabatahtlik läbib koolituse, mille materjalid, päevakavad ja allkirjalehed säilitatakse projektikaustas Kodukandi arhiivis.
  • Vabatahtlike arengupäevade materjalid, päevakavad ja allkirjalehed säilitatakse projektikaustas Kodukandi arhiivis.
  • Vabatahtlikud saavad esitada transpordikulude hüvitamiseks sõidupäevikut nende päevade kohta, kui vabatahtlik abivajajaga kokku puutus ning e-süsteemis on klienditoimikus selle päeva kohta olemas vastav sisukanne. Vabatahtliku transpordikulu hüvitatakse esitatud sõidupäeviku alusel.

Abivajaja ja vabatahtliku sidumine ning e-süsteemi kasutamine

  • Piirkondlik koordinaator seadistab e-süsteemis vabatahtliku kasutajaõigused nii, et vabatahtlik näeb ja saab lisada infot ainult enda aidatavate kohta. Kui suhe vabatahtlikuga lõpeb, võtab koordinaator vabatahtlikult õiguse näha vastavaid andmeid. Kui abivajajaga asub tegelema uus vabatahtlik, näeb ta ka ajalugu abivajajaga tehtud tegevustest.
  • Esimesel kohtumisel sõlmivad vabatahtlik ja abivajaja ning sotsiaalpartner hea tahte kokkuleppe. Allkirjastatud kokkulepe laaditakse andmebaasi ning paberkujul kokkuleppe säilitab koordinaator projektikaustas. Samuti annab abivajaja esimesel kohtumisel nõusoleku oma isikuandmete töötlemiseks. Allkirjastatud nõusoleku edastab vabatahtlik hiljemalt järgneva kuu 3ndaks kuupäevaks koordinaatorile, kes laadib selle andmebaasi.
  • Igakuise aruandega esitab Kodukant Sotsiaalministeeriumile möödunud kuul iga alustanud abivajaja kohta abivajaja nõusoleku andmete töötlemiseks. Aruanne esitatakse Sotsiaalministeeriumile iga kuu 7ndaks kuupäevaks.
  • Vabatahtlik täidab iga kohtumisel järel andmebaasis klienditoimiku, mh lisab sinna kohtumise kuupäeva, tehtud tegevuste lühikirjelduse ja ajalise kestvuse.
  • Abivajajal on õigus küsida enda kohta käiva klienditoimiku väljavõtet, pöördudes selleks piirkondliku koordinaatori poole. Piirkondlik koordinaator vahepealseid väljavõtteid enda arvutis ei säilita.
  • Kui abivajaja soovib oma andmete kustutamist, siis abivajaja andmed anonüümitakse.
  • Kui abivajaja on olnud teenusel kuus kuud, viib vabatahtlik (või piirkondlik koordinaator) läbi kuue kuu analüüsi, st küsitleb abivajajat, et hinnata teenuse kvaliteeti.  Kuue kuu küsitluse tulemused sisestatakse andmebaasi. Kui tagasisideküsitlus on kogutud paberil, tuleb paberkujul olev küsitlus hävitada kolm kuud pärast andmete sisestamist andmebaasi.
  • Kui abivajaja ja vabatahtlik lõpetavad oma tegevuse, viivad vabatahtlik ja koordinaator läbi lõpuvestluse. Lõpuvestluse olulisemad tulemused sisestatakse andmebaasi.
  • Erandjuhtudel, kui vabatahtlik arvutit ei kasuta, võib vabatahtlik klienditoimikut täita ka paberkujul. Sellisel juhul peab vabatahtlik paberil klienditoimikut hoidma lukustatud kapis ning edastama koordinaatorile iga uue kuu alguses paberkujul klienditoimiku möödunud kuu tegevuste kohta. Koordinaator sisestab tegevused e-süsteemi ning hävitab paberkujul olevad andmed.

Aruannete esitamine Sotsiaalministeeriumile

  • Kodukant esitab igakuise sisuaruandega Sotsiaalministeeriumile elektroonilise väljavõtte eelmise kalendrikuu kuu jooksul abivajajatega tehtud tegevustest Sotsiaalministeeriumile. Aruanne esitatakse iga kuu 7ndaks kuupäevaks. Sisuaruanded hoiustatakse andmebaasis. Kord kvartalis esitab Kodukant Sotsiaalministeeriumile osalejate andmete tabeli vastavalt andmekorjenõuetele (https://www.rahandusministeerium.ee/sites/default/files/esf-andmekorje-juhend.docx).

Tegevused sotsiaalpartneritega

  • Sotsiaalpartnerid kohtuvad kord kvartalis. Kohtumised salvestatakse kohtumisel osalevate isikute nõusolekul ning protokollitakse. Salvestatud materjale transkribeeritakse ning kasutatakse mudeli analüüsiks. Sotsiaalpartnerite kohtumiste protokollid, osalejate nimekirjad ja päevakavad säilitatakse projektikaustas Kodukandi arhiivis.

Teavitustegevused

  • Vabatahtlike (ja abivajajate) kogemuslugusid kogutakse, kirjeldatakse ja avaldatakse Vabatahtlike Väravas vms vabatahtliku ja abivajaja nõusolekul. Eesti Külaliikumine Kodukant võib vabatahtliku ja abivajaja kogemuslugusid jagada ka anonüümselt.